Xác định số hoá hồ sơ với mục đích nhằm lưu trữ, truy xuất, chỉnh sửa và tái sử dụng các tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau hoặc chia sẻ hay tìm kiếm thông tin về tài liệu số một cách dễ dàng, cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ, phục vụ tốt công tác chuyên môn của ngành, đáp ứng theo yêu cầu cải cách tư pháp trong tình hình mới. Số hoá hồ sơ các vụ án hình sự, dân sự, hành chính… còn giúp cho Kiểm sát viên công bố công khai tài liệu, chứng cứ chứng minh tại phiên toà.
Viện kiểm sát nhân dân thị xã Nghĩa Lộ tổ chức triển khai thực hiện Công văn số 811/VKS-TK ngày 26 tháng 7 năm 2020 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Yên Bái về việc triển khai thực hiện số hoá hồ sơ, tuy nhiên do trang thiết bị công nghệ chưa đảm bảo, nên việc triển khai còn gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng được yêu cầu.
Trước đây, Viện kiểm sát nhân thị xã Nghĩa Lộ và nhiều đơn vị khác sử dụng máy scan Canon LiDE 210, tốc độ quét tài liệu rất chậm, khoảng 10 giây/ trang với độ phân giải 300 dpi, đối với tài liệu có kích thước A3 phải scan thành dạng A4 và thực hiện 04 lần cho 01 tài liệu. Như vậy, đối với hồ sơ có 500 bút lục trở lên sẽ mất thời gian từ 02 ngày để hoàn thiện số hoá.
Hiện nay, Viện kiểm sát nhân dân thị xã Nghĩa Lộ, Trạm Tấu và Mù Cang Chải được cấp máy Photocopy loại Ricoh MP 2555 là dòng máy Photocopy laser trắng đen dành cho văn phòng có đầy đủ các tính năng đáp ứng tất cả những yêu cầu phức tạp, thiết kế tiên tiến, hiện đại, cách thức sử dụng đơn giản, phần mềm đi kèm giúp xử lý, trích xuất file dữ liệu một cách nhanh chóng và đơn giản với tốc độ làm việc 25 bản chụp/phút có độ phân giải là 600 dpi. Vì vậy, chúng tôi thực hiện việc số hoá hồ sơ trên máy Photocopy Ricoh MP2555, với chất lượng đảm bảo đúng yêu cầu của của ngành đề ra. Để tiện lợi cho công tác ứng dụng chúng tôi xin giới thiệu các bước tiến hành như sau:
Về thiết bị lưu trữ: Với đặc điểm dung lượng dữ liệu của đơn vị gia tăng không ngừng, yêu cầu ngày càng cao về hiệu năng truy xuất, tính ổn định và sự sẵn sàng của dữ liệu; việc lưu trữ điện tử đã và đang trở nên rất quan trọng. Lưu trữ dữ liệu không còn đơn giản là cung cấp các thiết bị lưu trữ dung lượng lớn mà còn bao gồm cả khả năng quản lý, chia sẻ cũng như sao lưu và phục hồi dữ liệu trong mọi trường hợp. Hiện tại, nhiều đơn vị đang sử dụng các thiết bị lưu trữ như: ổ cứng máy tính, USB, ổ cứng ngoài hoặc các thiết bị lưu trữ khác kết nối Internet. Mỗi loại hình lưu trữ dữ liệu có những ưu nhược điểm riêng và được dùng cho những mục đích nhất định. Tùy vào khả năng tài chính và cơ sở hạng tầng hiện có mà đơn vị lựa chọn hình thức lưu trữ cho phù hợp.
Về phần mềm quản lý và sử dụng: Muốn số hóa và sử dụng hồ sơ một cách nhanh chóng, khoa học, cần có phần mềm quản lý và sử dụng việc số hóa. Bản thân phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong công tác thực hiện việc tách, nhập dữ liệu đầu vào cũng như trích xuất dữ liệu đầu ra theo yêu cầu. Phần mềm thông dụng đơn vị đang sử dụng bao gồm: Foxit Reader, Nitro Pro, … (các phần mềm đọc được định dạng file có đuôi .PDF).
Các thao tác tiến hành: Máy Photocopy Ricoh MP2555 có cổng cắm USB 2.0, nên trước tiên cần chuẩn bị 01 USB đã được fomat dữ liệu để tránh việc truyền file vi rút từ USB sang máy phô tô và ngược lại. Sau khi cắm USB vào, đặt ngửa tài liệu gốc lên bộ nạp và đảo bản gốc tự động (đối với các loại tài liệu nhỏ hơn kích thước của A3, A4 hoặc các tài liệu dạng hình ảnh và có chất liệu cứng thì cần đặt úp tài liệu trên mặt kính để phô tô tránh hư hỏng tài liệu gốc), chọn vào biểu tượng USB trên màn hình và chọn chế độ sao chụp dữ liệu lưu vào USB. Sau đó vào phần cài đặt của bản sao chụp chọn scan màu và chọn 01 mặt hoặc 02 mặt tuỳ vào tài liệu gốc, sau đó chọn Start để bắt đầu lệnh scan. Với tốc độ làm việc 25 bản chụp/ phút của máy phô tô, thì đối với hồ sơ có tổng số 500 bút lục sẽ mất khoảng 20 phút cho quá trình sao chụp dữ liệu.
Đông chí Nguyễn Văn Giỏi đang hướng dẫn các đồng chí trong đơn vị thực hiện việc số hóa hồ sơ
Nếu trong hồ sơ gốc có tài liệu là giấy A4, A3 01 mặt hoặc 02 mặt, cần phải tách riêng để scan. Với đặc điểm của máy phô tô khi sao chụp hết tài liệu gốc đặt trên bộ nạp và đảo bản gốc tự động, máy phô tô sẽ tự động lưu bản sao chụp sang chế độ PDF vào USB theo thứ tự từ trên xuống dưới của ngày giờ dữ liệu được lưu. Do đó chỉ mất vài công đoạn chia tách tài liệu gốc sao cho phù hợp và dễ dàng cho quá trình máy phô tô sao chụp dữ liệu.
Sau khi hoàn tất quá trình scan hồ sơ gốc, lấy USB nêu trên cắm vào máy tính và thực hiện ghép các file vừa scan thành 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh bằng phần mềm Nitro Pro và đặt tên hồ sơ theo hướng dẫn số hoá hồ sơ vụ án (ban hành kèm theo Công văn số 811/VKS-TK ngày 26/7/2019 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Yên Bái).
Việc quản lý tài liệu số hóa được thực hiện như sau: Hiện tại, đơn vị đang thực hiện hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu số hóa, song song với bảo quản tài liệu giấy. Việc quản lý tài liệu điện tử cũng cơ bản giống như quản lý tài liệu giấy, trong mô hình vòng đời, tài liệu được xử lý qua các giai đoạn: Sản sinh tài liệu – phân phối sử dụng – bảo quản bán hiện hành – bảo quản không hiện hành – tài liệu lưu trữ – tiêu hủy. Như vậy, các tài liệu số hóa cũng phải tạo lập thành những hồ sơ và được xác định giá trị, thời gian bảo quản cho từng hồ sơ, loại tài liệu. Nhưng một đặc điểm khác so với tài liệu giấy, hồ sơ tài liệu điện tử sẽ được lập bằng một cách tự động hoặc bán tự động và được quản lý bằng các đặc điểm cơ bản để dễ nhận biết hồ sơ.
Các tài liệu được số hoá hồ sơ chủ yếu là của bộ phận hình sự, dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động,… cho nên việc lưu trữ, bảo quản do 01 cán bộ được phân công kiêm nhiệm phụ trách và chia ra từng folder của riêng từng bộ phận theo từng tuần, tháng, quý, năm để đảm bảo cho việc sử dụng, cung cấp hồ sơ điện tử cho các Kiểm sát viên khi tham gia phiên toà cũng như phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của ngành.
Tuy nhiên, yêu cầu người áp dụng phải có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, số hoá hồ sơ và đồng thời có tính sáng tạo, linh hoạt trong. Việc áp dụng các nội dung nêu trên trong công tác số hoá hồ sơ, sẽ giúp cho các cán bộ, Kiểm sát viên được phân công kiêm nghiệm làm công tác lưu trữ, công nghệ thông tin và số hoá hồ sơ nâng cao chất lượng công tác quản lý, bảo quản, lưu trữ tài liệu số bảo đảm an toàn, bí mật, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới.
Nguyễn Văn Giỏi – VKS Nghĩa Lộ
